Los libros legales y los estados financieros en Venezuela. Consideraciones

26 diciembre, 2014 por Harold Márquez
  1. tenedorlibros2La elaboración de los estados financieros es un actividad que deriva de los registros contables, estos registros contables están asentados en libros, modernamente en la memoria del computador.
  2. Además del registro en la memoria del contador,  por disposición del Código de Comercio se deben llevar los denominados, por algunos,  libros legales, a saber: Diario, Mayor e Inventarios. (El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina. (Artículo 33 de Código de Comercio. La previsión del Código está en función de definir la fecha cierta a partir de la cual se inicia el registro de las operaciones)
  3. El proceso de registro es realizado por el trascriptor o auxiliar de contabilidad como generalmente se le conoce, versión moderna del antiguo tenedor de libros y del venezolanisimo contabilista.
  4. Los programas de contabilidad, paquetes, o mejor sería denominarlos programas de teneduría de libros, simplifican el antiguo y laborioso registro, elaboración del mayor  y verificación del cuadre de los débitos y los créditos. Adicionalmente generan unos informes financieros que presentan un nivel de aproximación medianamente aceptable, un tanto condicionado por la pericia del formulador de la estructura del plan de cuentas.
  5. El registro de las operaciones se hace a través de comprobantes, nombre convenido, en el cual se cargan y abonan las diversas operaciones que ejecuta el ente.
  6. Cada operación se registra a partir de documentos “físicos” llamados soportes, tales como: facturas para las ventas, pueden ser también resúmenes de las cajas registradoras, recibos, notas de trasferencia bancaria, notas de crédito, notas de débito, facturas de los bienes y servicios adquiridos, comprobantes de retenciones, etc.
  7. En nuestro país la elaboración de las facturas está regulada por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) mediante Providencias.
  8. Adicional a los soportes indicados, de origen externo, los contadores o auxiliares elaboran internamente otros soportes, pólizas,  que documentan registros que se generan a partir de cálculos, estimaciones, valoraciones tales como determinación de intereses,  estimación  de depreciaciones,provisión  de contribuciones, etc.
  9. Debe quedar claro que todo registro parte de un documento interno o externo,  que responde a una transacción u operación propia del ente que debe ser soportada y explicada.  Como hecho obvio la transacción u operación debe ser de carácter económico –financiero,  cuantificada en dinero o unidades monetarias.
  10.  Al cierre del ejercicio se procede a obtener unos informes de la teneduría de libros, información bruta, podríamos decir que requiere análisis, evaluación, consideraciones sobre sus características  y a  partir de la misma elaborar, entre otras cosas, los estados financieros conforme a ciertas reglas, las  normas contables. La propia síntesis.
  11. Al cierre del ejercicio se procede a obtener unos informes de la teneduría de libros, información bruta, podríamos decir que requiere análisis, evaluación, consideraciones sobre sus características  y a  partir de la misma elaborar, entre otras cosas, los estados financieros conforme a ciertas reglas, las  normas contables. La propia síntesis.
  12. La  tarea indicada en el numeral anterior la ejecutan generalmente los contadores públicos, aquí podríamos decir que son contadores sin el apelativo público, en algunas parte los llaman “contadores privados” lo que no obvia que la pueda realizar cualquier profesional  debidamente adiestrado y preparado para ello, incluso  pueden coincidir en un mismo personaje el auxiliar contable y el formulador de los EEFF. No debiera coincidir el preparador con el auditor aunque en la práctica es lo común.
  13. Originalmente la contabilidad era secreta,  y así la concibe el Código de Comercio (CCom)-(Artículo 40.- No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.)
  14. Con la Ley de Impuesto sobre la Renta  (LISLR) cambia la situación y es así como en la primera Ley (Ley de Impuesto sobre la Renta, Gaceta Oficial Nº 20851 de fecha  17 de julio de 1942) se precisa Artículo 42.-Se penará con multa de cincuenta a  mil bolívares (Bs. 50 a Bs. 1.000) la negativa a presentar los documentos que según el Reglamento sirvan para comprobar los datos suministrados en la declaración sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 35. En igual pena incurrirá el contribuyente que omitiere llevar o se negare a presentar los registros que, según el Reglamento, deban servir de base a la liquidación.
  15. El primer Reglamento de la Ley (RLISLR)  por su parte contempla: Del impuesto sobre los beneficios industriales, comerciales, mineros y de hidrocarburos Artículo 67.-Los contribuyentes de esta categoría deberán llevar los libros de contabilidad que prescribe el Código de Comercio, cuya exhibición podrá ser exigida por los funcionarios fiscales, a los efectos de la aplicación de este impuesto. Podrán también pedir los Fiscales la presentación de los comprobantes que justifiquen las partidas asentadas en los libros.El examen de los libros y comprobantes deberá hacerse en la Oficina del contribuyente.    (Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta GO Nº 29 Extraordinario de fecha 2 de febrero de 1943).
  16. Mucho se ha insistido y a mi manera de ver extrapolando y descontextualizando el sentido del  Artículo 35 del CCom.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.
  17. Partiendo de la frase … una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio…, se pretende como justificativo legal del reconocimiento de la reexpresión por efectos de la inflación y de ahí pontificar que los valores a registrar en la contabilidad son estimatorios y por ello cabe el asiento contable de ajustes por este concepto y los estados financieros que de allí se derivan en el libro “legal” de inventarios.
  18. La Ley de Impuesto sobre la Renta (LISLR) vigente (Gaceta Oficial N° 5.566 Extraordinario de fecha 28 de diciembre de 2001) señala en su   Artículo 91.- Los contribuyentes están obligados a llevar en forma ordenada y ajustada a principios de contabilidad generalmente aceptados en la República Bolivariana de Venezuela, los libros y registros que esta Ley, su Reglamento y las demás leyes especiales determinen, de manera que constituyan medios integrados de control y comprobación de todos sus bienes activos y pasivos, muebles e inmuebles, corporales e incorporales, relacionados o no con el enriquecimiento que se declara, a exhibirlos a los funcionarios fiscales competentes y a adoptar normas expresas de contabilidad que con ese fin se establezcan.
  19. Las anotaciones o asientos que se hagan en dichos libros y registros deberán estar apoyados en los comprobantes correspondientes y solo de la fe que estos merezcan surgirá el valor probatorio de aquellos.tenedora de libros
  20. En el Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta se contempla en su  Artículo 209. A los fines de lo establecido en el segundo párrafo del artículo 67 de la Ley, se considerará renta neta aquella que es aprobada en la Asamblea de Accionistas, conforme con lo previsto en el artículo 91 de la Ley. Parágrafo Segundo. A los efectos de la determinación de la renta neta a utilizarse para la comparación a que hace referencia el artículo 67 de esta Ley, se entiende como Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Venezuela, aquellos emanados de la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. 
  21. Debe entenderse que lo referido en el Reglamento de la Ley de Impuesto sobre la Renta es para una situación particular difícilmente extrapolable a todas las demás,  por lo que no pareciera conveniente asumir que todo lo que digan las normas contables  aprobadas por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela es de obligatorio cumplimiento obviado la existencia de disposiciones legales y desconociendo diversos aspectos prácticos del asunto.
  22. Mas si se admite la aplicación de normas contables diferentes de acuerdo a la opción, gusto, conveniencia o necesidad del usuario, NIIF plenas o NIIF Pyme, eventualmente estaríamos en presencia de una diferenciación legal de acuerdo al gusto, conveniencia o necesidad del usuario.
  23. La insistencia en imponer el registro en los libros legales de  los valores de los activos y el patrimonio reexpresado por efectos de la inflación,  los valores razonables, deterioro de activos, impuestos diferidos, estimaciones estadísticas, y en fin todo el desarrollo contable que se deriva de la aplicación de la NIIF a la elaboración de los estados financieros. Es inadmisible por las confusiones que se originan.
  24. Se obvian otras consideraciones legales y operativas  que hacen prácticamente imposible tales registros o admitiendo lo mínimo empastelarían la teneduría de tal manera que se haría irreconocible.
  25. Como se prepararía los estados financieros históricos, actualmente son un anexo común  en los informes financieros, incluso es usual que los bancos lo exijan como parte de la información requerida para la tramitación de créditos y demás operaciones. 
  26. Si se registran los asientos que reexpresan  el valor de los activos por efecto de la inflación al inicio del siguiente ejercicio se tendrían cifras, en las partidas no monetarias,  a una fecha particular a las que se les mezclarían con las de nueva fecha. Se podrá argumentar que en inflación casualmente eso es lo que ocurre. Pero el asunto es que en materia de registros se tienen cifras de origen cierto a las que se le van incorporando otras y en cada fecha de reexpresión se parte de las registradas originalmente, valor de entrada al ente,  costo o valor razonable de entrada.
  27. Otra sería al inicio de cada año desandar los registros de reexpresión elaborados al cierre, trabajo completamente inoficioso, pues viene a ser el  elaborar asientos un día para reversarlos al siguiente. Iguales consideraciones podemos hacer en el caso de la aplicación de las NIIF al incorporar valores razonables, deterioro de activos y cualquiera otra partida revaluada o devaluada a los solos efectos de la preparación los estados financieros.
  28. Tan obvia es la cosa que en materia tributaria se exige, para el ajuste por inflación fiscal, unos libros adicionales y en la preparación de la declaración un cuadro de la conciliación de la renta según libros y la renta fiscal.
  29. Parece ser, por lo que se lee en la literatura, que en EEUU y otros países se permite en algunos casos, depreciación por ejemplo, un registro acelerado para impuestos y otro ajustado a la vida útil para la determinación de los resultados financieros, no es nuestro caso donde la contabilidad es única.
  30. Independiente de lo que señalen hay que tener presente que las Normas contables, cualesquiera que  se consideren, están dirigidas a la preparación o formulación de los estados financieros, con el objeto de informar a terceros, en el caso específico de las NIIF a los inversionistas.
  31. La rama de la contabilidad que se ocupa de la elaboración de estados financieros con los fines indicados en el párrafo precedente es la denominada “contabilidad financiera”.
  32. En las condiciones legales venezolanas, donde la contabilidad es única, útil para el fisco, base para la determinación de los costos e  insumo para que se formulen los EEFF, fundamento para la determinación de participación de los trabajadores  en las utilidades, pago de tributos parafiscales entre otras,  es inadecuado e inoficioso pretender constituirla con un único objetivo y forzarla  en  un  direccionamiento especifico útil solo para la contabilidad financiera.
  33. Veamos un ejemplo particular de los inconvenientes que se derivan de las pretensiones de ajustar la contabilidad general a la contabilidad financiera:

Registrar el deterioro de los activos fijos (ahora les dicen propiedad, planta y equipo) se está reconociendo una pérdida del valor del activo y simultáneamente replanteando la vida útil y la depreciación (subrayado nuestro). Es posible obviar lo que señala el RLISLR Artículo 58.

Al registrar el deterioro de los activos fijos (ahora les dicen propiedad, planta y equipo) se está reconociendo una pérdida del valor del activo y simultáneamente replanteando la vida útil y la depreciación. 17.15 Una entidad medirá todos los elementos de propiedades, planta y equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada y cualesquiera pérdidas por deterioro del valor acumuladas. 17.19 Factores tales como un cambio en el uso del activo, un desgaste significativo inesperado, avances tecnológicos y cambios en los precios de mercado podrían indicar que ha cambiado el valor residual o la vida útil de un activo desde la fecha sobre la que se informa anual más reciente. Si estos indicadores están presentes, una entidad revisará sus estimaciones anteriores y, si las expectativas actuales son diferentes, modificará el valor residual, el método de depreciación o la vida útil. La entidad contabilizará el cambio en el valor residual, el método de depreciación o la vida útil como un cambio de estimación contable, de acuerdo con los párrafos 10.15 a 10.18. (subrayado nuestro). Es posible obviar lo que señala el RLISLR Artículo 58. Cuando el contribuyente haya elegido el método de depreciación, las bases de este y la unidad depreciable no podrán ser variadas sin la aprobación previa de la Administración Tributaria, quien mediante providencia dictará las condiciones, requisitos y procedimientos a fin  de instrumentar las deducciones o costos correspondientes a las depreciaciones.

Salvo que el contribuyente recurra  al Artículo 59. En los casos en que el contribuyente presuma que los activos permanentes depreciables tendrán una duración distinta de la tomada originalmente como base, podrá solicitar de la Administración con jurisdicción en su domicilio fiscal, la modificación de la cuota de depreciación que corresponda tanto al ejercicio en curso como a los siguientes. Como se ve la cosa se hace prácticamente inviable, pues para el cambio se requiere la autorización de la Administración tributaria.

Una nota que algunas firmas de auditoría, sugieren incluir, en los EEFF es del tenor siguiente:

La Compañía considera los estados financieros en valores nominales para efectos de las aprobaciones establecidas en el Código de Comercio Venezolano. La información financiera en valores nominales, y que se corresponde con aquella mantenida en los libros legales requeridos por el Código de Comercio Venezolano, se presenta en las páginas ## a la ## como información complementaria a estos estados financieros. Esta información complementaria fue preparada por la gerencia de la Compañía para propósitos de análisis adicional y uso exclusivo de la Junta Directiva, siendo su base de presentación y necesidad de inclusión como parte de los estados financieros, diferente de aquella requerida por los principios de contabilidad de aceptación general en Venezuela (PCGA-VEN).

A continuación otra redacción, pero con el mismo sentido:

# ESTADOS FINANCIEROS EN BOLÍVARES NOMINALES

La información complementaria en bolívares nominales, y que se corresponde con los libros legales requeridos por el Código de Comercio Venezolano, fue preparada por la gerencia de la Compañía para propósitos de análisis adicional y uso exclusivo de la junta Directiva.

34.    Compartimos plenamente lo indicado en el párrafo precedente y recomendamos, contrario como sugieren otros colegas, no      empastelar los libros legales, incluyendo información derivada y mantener solo la llamada histórica o la que se obtiene de los valores de entrada.

 

7 respuestas a “Los libros legales y los estados financieros en Venezuela. Consideraciones”

  1. Muy bueno el articulo Profesor

  2. Moraima Pantoja dice:

    Me Gusta el Contenido de este tema, muy bien claro y y un lenguaje fácil de entender. la felicito

  3. Moraima Pantoja dice:

    Excelente material. la felicito

  4. jesus campos dice:

    Excelente. Una pregunta cual es el basamento legal q me sustenta y explique quien son los q dan la informacion para llenar llos libros

  5. DANIEL VERGARA dice:

    ME GUSTARIA VER UN EJEMPLO GRAFICO DE COMO QUEDA EL PRIMER CIERRE FISCAL DE UNA EMPRESA Y COMO SE DISTRIBUYE LA GANANCIA OBTENIDA. GRACIAS.

  6. Iván dice:

    Saludos. Creo que lo hay que tener claro es que la contabilidad financiera es para que los usuarios de los estados financieros tomen mejores decisiones mientras que la contabilidad fiscal es con fines de recaudación del estado, por eso al contar con mejores herramientas para tomar decisiones (valor razonable, valor revaluado, deterioro de activos, otros), Por qué debería descartarla para solo decidir por los valores históricos, que sirven de muy poco? Para poner un ejemplo: Un empresario compro un edificio hace mucho tiempo que le costo Bs. 50.000; hoy en día ese mismo edificio cuesta apx Bs. 5.000.000.000,00, Me pregunto debería depreciar sobre la base de Bs. 50.000 o de Bs. 5.000.000,00? Solo es a manera de reflexión.

  7. Edi Moreno dice:

    quiero saber cual es la sancion del seniat a una empresa que posee un libro de accionistas, un libro de actas de administradores y un libro de actas en blanco y tiene cuatro años de operaciones mercantiles. si me puede ayudar se lo agradezco

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